Spitzabrechnungen erstellen und verwalten in BEWO-Online
Erklärvideo zum Thema Spitzabrechnungen:
Stundensätze und Faktor überprüfen
Bevor Sie eine Spitzabrechnung erstellen, sollten Sie im Bereich Administration -> Stundensätze überprüfen, dass der richtige Stundensatz inkl. des richtigen Faktors angelegt ist.
Sie können auch mehrere Stundensätze für den betreffenden Bewilligungszeitraum hinterlegt haben, diese werden dann aufgesplittet und individuell chronologisch dargestellt.
Der Faktor ist dabei individuell vom Kostenträger vorgegeben und soll z.B. allgemeine Anfahrtskosten etc. abdecken.
Um zu erfahren, wie Sie sich abgelaufene Stundensätze anzeigen lassen können, klicken Sie bitte hier.
Controlling der Zahlungsabschläge
Im Reiter Zahlungsverkehr der Klient:innenakte können Sie als Administrator:in vor dem Anlegen der Spitzabrechnung jeder Zeit die eingegangenen Zahlungseingänge überprüfen.
Möchten Sie einen Zahlungsabschlag des Kostenträgers einbuchen, klicken Sie für das individuelle Anlegen auf „Zahlung anlegen“ oder nutzen unsere umfangreiche AVIS-Funktion.
Ihre Zahlungsabschläge werden chronologisch untereinander aufgereiht, wobei ebenfalls der Gesamtwert aller Abschläge dargestellt wird.
In der Spalte „Erwarteter Betrag“ wird Ihnen der Betrag ohne und mit Faktor angezeigt, welchen Sie basierend auf Ihren zu leistenden Stunden und dem Stundensatz eingetragen haben.
Achtung: Sollten in dem Zeitraum unterschiedliche Stundensätze anfallen, so wird hier ohne Stundenabweichungen gerechnet. Dies bedeutet, dass die zu leistenden FLS vom System gleichmäßig auf jede Woche verteilt werden. Ab einem neuen Stundensatz wird für die ausstehenden Wochen auch gleichmäßig der neue Stundensatz einberechnet. Wenn Sie mit dem neuen Stundensatz beispielsweise mehr Stunden als der festgelegte Wochendurchschnitt geleistet haben, so wird dies nicht einberechnet.
Darunter werden die Erhaltenen Abschläge des Kostenträgers aufsummiert, welche abgezogen von dem Erwarteten Betrag den Ausstehenden Betrag ergeben.
Spitzabrechnung anlegen
Um die Spitzabrechnung zu erstellen klicken Sie auf den Button Spitzabrechnung anlegen.
Die Spitzabrechnung wird nun automatisiert erstellt und befindet sich zunächst im Entwurfsmodus.
Über Textbausteine lassen sich automatisch vorgefertigte Texte für das Vorwort und Schlusswort hinterlegen.
Tipp: Über Administration -> Einstellungen -> Fakturierung können Sie ganz unten direkt automatisiert das Vorwort sowie den Schlusstext mit einem Textbaustein hinterlegen.
Sie können in der Spitzabrechnung nun unten auch individuelle Posten hinzufügen, am Ende klicken Sie oben nochmal auf „Spitzabrechnung anlegen“ und können dann mit dem Dokumentensymbol das PDF generieren.
Einstellung Spitzabrechnung als Entwurf
Spitzabrechnungen werden beim Anlegen erst als Entwurf angelegt. Eine Spitzabrechnung im Entwurf zieht keine Rechnungsnummer. Wenn Sie das Anlegen einer Spitzabrechnung als Entwurf global deaktivieren möchten, finden Sie die Einstellung unter:
Administration->Einstellungen-Fakturierung->Rechnungsstellung.
Spitzabrechnungslayout
Um das Layout für die Spitzabrechnung zu ändern, gehen Sie als Admin auf Administration -> Layouts -> Spitzabrechnung.
Dort können Sie bei „Hintergrund“ das Geschäftspapier hinterlegen. Bei „Druck“ können Sie auswählen, welche für Ihren Kostenträger relevanten Daten erscheinen sollen.
Spitzabrechnung bearbeiten
Um bestimmte Spitzaberechnungen bearbeiten zu können, markieren Sie diese unter Fakturierung -> Spitzabrechnungen mit den Auswahlkästchen und drücken anschließend auf das Stift-Symbol.
Sie befinden sich jetzt in der Bearbeitungsansicht und können mit den Pfeilsymbolen zwischen den einzelnen Spitzabrechnungen der Klient:innen hin und her springen.
Sie haben jetzt die Möglichkeit nur den Text zu ändern, da die Spitzabrechnung mit ihrer Erstellung, sich immer auf einen bestimmten Bewilligungszeitraum bezieht. Deswegen sind Änderungen bezüglich des Bewilligungszeitraumes, des Kostenträgers oder des Erstellungsdatums nicht möglich.
Spitzabrechnung löschen
Möchten Sie eine solche Änderungen veranlassen, müssen Sie die komplette Spitzabrechnung löschen über den roten Papierkorb-Button und noch einmal eine Spitzabrechnung mit einem veränderten Kostenträger oder eines anderen Bewilligungszeitraumes anlegen.