AVIS-Abschläge beliebiger Kostenträger für alle Klient:innen parallel in BEWO-Online erfassen
In BEWO-Online können Sie nach Kostenträger gefiltert AVIS Abschläge für alle Klient:innen gleichzeitig erfassen. Dabei können auch mehrere Abschläge pro Klient:in parallel angelegt werden, wenn Sie beispielsweise zwei Avisen für unterschiedliche Monate hinterlegen möchten. Alle Abschläge tauchen individuell in jeder Klient:innenakte auf und werden dann im Rahmen der Spitzabrechnung für die Gegenrechnung visualisiert.
Zur Info: Der Bearbeitungsstand der Avisen wird alle paar Sekunden automatisch zwischengespeichert, Sie können oben rechts via „Speichern“ jedoch auch manuell speichern. Am unteren Ende der Seite befindet sich links die Info darüber, welche eingeloggte Person zuletzt an der Übersicht gearbeitet hat.
Nach Kostenträger und Klient:innen filtern
Um die Funktion zu nutzen klicken Sie zunächst im Admin-Account auf Fakturierung -> AVIS.
Es öffnet sich eine Übersicht der bisherigen Avisen. Mit den grünen „+“ gelangen Sie in die AVIS-Erfassung. Die Übersicht kann zudem mit „als CSV exportieren“ exportiert werden.
Zu Beginn wählen Sie bei „Kostenträger auswählen“ einen gewünschten Kostenträger aus.
Das Feld „Avisnr.“ ermöglicht Ihnen die AVIS-Nummer oder den Buchungstext für den Monat (z.B. 10/2023) für alle Klient:innen parallel für einen entsprechenden Monat im Buchungstext anzeigen zu lassen. Geben Sie hier also eine entsprechende Nummer ein.
Ebenfalls wird im Buchungstext automatisch die Klient:innennummer erfasst, welche aus Datenschutzgründen lediglich als „Nr.“ angezeigt und übertragen wird.
Im Datumsfeld können Sie das Belegdatum wählen, welches zunächst für alle Klient:innen übernommen wird, jedoch auch individuell abgeändert werden kann.
Achtung: Sollten Sie Mozilla Firefox nutzen, müssen Sie beim Belegdatum manuell den letzten und ersten Tag des Monats auswählen, um die Zahlung diesem Monat zuzuordnen. Bei allen anderen Browsern können Sie direkt den Monat selbst anklicken.
Klient:innen hinzufügen
Möglichkeit 1: Alle Klient:innen (mit akt. BWZ)
Klicken Sie auf das Feld „Klient:in hinzufügen“ und wählen „Alle Klienten mit akt. BWZ“ für alle Klient:innen mit einem aktiven Bewilligungszeitraum aus. Wenn Sie „Alle Klient:innen“ auswählen erscheinen alle Klient:innen, welche dem Kostenträger zugeordnet sind.
Möglichkeit 2: Alle Klient:innen ohne Zahlung im gesetzten Monat
Sie haben auch die Möglichekit „Alle Klient:innen ohne Zahlung im gesetzten Monat“ anzuwählen.
Damit können Sie kontrollieren, dass nur Klient:innen ausgewählt werden, welche für den entsprechenden Monat noch keine Zahlung erhalten haben. Somit ist ausgeschlossen, dass es zu Doppelbuchungen kommt.
Beispiel:
Wenn Sie pro Monat mehrfach Zahlungsabschläge vom Kostenträger für den Januar 2024 bekommen, wollen Sie ab der zweiten Einbuchung im Monat nur alle Klient:innen sehen, welche für den Monat noch keinen Zahlungsabschlag verbucht bekommen haben.
Daher wählen Sie „Alle Klient:innen ohne Zahlung im gesetzten Monat“ und setzen das Belegdatum auf den 01.02.2024, da nun automatisch der letzte Monat (Januar 2024) ausgewählt wird. Jetzt werden lediglich die Klient:innen ohne Zahlungsabschlag für Januar 2024 angezeigt.
Sollten Sie den Abschlag bereits im Monat Januar erhalten, oder ggf. als Vorauszahlung im Dezember, setzen Sie das Belegdatum trotzdem zunächst auf den Februar. Dann ändern Sie das Belegdatum entsprechend nach der Auswahl „Alle Klient:innen ohne Zahlung im gesetzten Monat“ manuell bei den Klient:innen ab.
Das grüne (i)-Symbol zeigt Ihnen übrigens das Datum der letzten Zahlung bei den jeweiligen Klient:innen an. Sollte das (i)-Symbol grau sein, lag noch keine Zahlung vor.
Möglichkeit 3: Individuelle Klient:innen
Sie können auch eine Zahlung nur für eine:n Klient:in hinterlegen. Dafür klicken Sie bei der Auswahl einfach die entsprechende Person an.
Bezugszeitraum kopieren
Mit dem Kopier-Button neben dem Bezugszeitraum können Sie den Zeitraum mit einem Klick auf alle Klienten in der Liste übertragen.
Individuelle AVIS-Abschläge erfassen
Nun sehen Sie alle Klient:innen, deren aktuelle Bewilligung dem ausgewählten Kostenträger zugeordnet ist.
Via Drop-Down Menü durch Klick auf den grauen Balken können Sie alle Klient:innen einzeln ausklappen.
Wenn Sie für gewisse Klient:innen keinen Abschlag hinterlegen möchte, können Sie für jede Erfassung hinten mit dem roten X den Klienten bzw. die Klientin herausnehmen.
Im Bereich „Zeitraum“ können Sie das Icon für Monat wählen, um den AVIS-Abschlag für den entsprechenden Monat zu hinterlegen. Bekommen Sie beispielsweise einen Zahlungsabschlag für 2 Wochen, klicken Sie auf das Icon daneben für „Eingabe nach Tag“ und wählen den für Sie gültigen Zeitraum aus.
Sie können nun bei Bedarf das Belegdatum manuell anpassen, sowie den Buchungstext, um beispielsweise die AVIS-Nr. abzuändern. Am Ende geben Sie dann den zu buchenden Betrag ein, welcher nach Buchung individuell in der entsprechenden Klient:innenakte chronologisch aufgeführt wird.
Die Geldbeträge werden bei der nächsten AVIS-Einbuchung praktischerweise automatisch vom Vormonat übernommen, können aber immer manuell abgeändert werden.
Möchten Sie ebenfalls mehrere Zahlungsabschläge aus der Vergangenheit hinterlegen, klicken Sie auf „Zahlungseingang hinzufügen“ und wiederholen den Vorgang.
Damit können auch Zahlungsabschläge für zwei unterschiedliche Bewilligungszeiträume angelegt werden, beispielsweise falls Sie zwischen Abschläge für Qualifizierte und Unterstützende Assistenz unterscheiden.
Zahlungseingänge gesammelt in den Klient:innenakten hinterlegen
Wenn Sie nun alle Abschläge der Klient:innen erfasst haben, sehen Sie oben rechts den Gesamtbeitrag der Leistungen.
Über das „Buchen“ Symbol können nun alle Zahlungseingänge in den jeweiligen Akten eingebucht bzw. hinterlegt werden.
Danach kann der Vorgang für weitere Kostenträger fortgesetzt werden, indem wieder ein weiterer Kostenträger ausgewählt wird.