Einen Termin erstellen in BEWO-Online
Klient:innen-Termine anlegen:
Termine, die Sie mit Klient:innen durchführen, sind abrechenbare Termine (im Gegensatz zu Teamsitzungen etc., s.u.).
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Klient:innen-Termin anzulegen:
Option 1 – Über die:den Klient:in:
Suchen Sie via Betreuung -> Klienten den Namen des:der Klient:in über die Suchmaske oder wählen Sie den Namen in ihrer Klient:innen-Übersicht aus. Durch Auswählen des:der Klient:in gelangen Sie zu den Stammdaten des:der Klient:in. Mit einem Klick auf den roten Kalender-Button oben rechts, gelangen Sie direkt zu dem Terminfenster. Nun können Sie den Termin noch um Datum, Uhrzeit, Dienstleistung usw. ergänzen.
Option 2 – Über den Kalender:
Öffnen Sie den Kalender (am besten in der Wochenansicht). Die Spalten zeigen Ihnen den Tag bzw. das Datum an und die Zeile zeigt Ihnen die Uhrzeit an. Wählen Sie das Feld mit ihrem gewünschtem Datum und der gewünschten Anfangsuhrzeit und es öffnet sich das Terminfenster. Nun können Sie den Termin noch um Klient:in-Name, End-Uhrzeit, Dienstleistung, Eventtyp usw. ergänzen.
Termin kategorisieren:
Sie haben die Möglichkeit ihren Termin zu kategorisieren. Suchen Sie sich hierfür unter dem Feld Dienstleistung eine von Ihnen zuvor angelegte Dienstleistungskategorie aus (siehe dazu auch Dienstleistungen). Als Grundeinstellung ist immer das Allgemeine Gespräch hinterlegt. Dies gewährleistet, dass immer eine Kategorie definiert ist, auch wenn Sie keine ausgewählt haben. Dahinter haben Sie nochmal die Möglichkeit im Feld Typ, sich einen Eventtyp (Termin / Aufgabe / Telefonat) auszusuchen. Über die zielgerichtete Dokumentation können Sie auch zielgerichtete Termine anlegen.
Abrechenbare Termine planen:
Sobald der Name des:der Klient:in eingetragen ist, wird im Feld Bewilligungszeitraum der aktuellste Bewilligungszeitraum automatisch hinzugefügt. Daraus folgt, dass der angelegte Termin nun als abrechenbarer Termin innerhalb des angezeigten Bewilligungszeitraums definiert ist und die Stunden vom System berechnet werden. Klicken Sie nachdem Sie alle relevanten Felder ausgefüllt haben rechts oben auf Speichern. Dadurch ist der Termin im Kalender eingetragen. Der Titel des Termins ist automatisch der Name des:der Klient:in, den Sie ausgewählt haben. Möchten Sie einen anderen Titel wählen oder eine Ergänzung vornehmen, klicken Sie in das Feld Titel hinter den Klient:innennamen und vervollständigen Sie den Termintitel. Klicken Sie anschließend oben rechts auf Speichern.
Nicht abrechenbare Termine planen:
Möchten Sie Termine planen, die nicht abgerechnet werden, wie zum Beispiel: Teamsitzungen, Supervisionen, etc., so tragen Sie im Feld Titel einfach den Titel des Termines ein und drücken anschließend rechts oben auf Speichern. Hier lassen Sie das Feld unter Klient:in frei.
Termine stellvertretend anlegen:
Sie haben bei BEWO-Online auch die Möglichkeit, stellvertretend für andere Benutzer:innen Termine einzutragen. Wählen Sie hierfür in der Rubrik Betreuer aus der Pull-Down-Liste die:den gewünschte:n Betreuer:in aus und in der Rubrik Kalender die:den selbige:n. Denken Sie daran immer in beiden Feldern die gleiche Auswahl vorzunehmen.
Bei der Terminplanung ist diese Funktion sehr von Vorteil, wenn eine Verwaltung oder eine Teamleitung dafür zuständig ist, die Termine der Mitarbeiter:innen zu planen.
Des Weiteren verschafft die Kalenderansicht allen Mitarbeitenden eine Übersicht über alle Termine, sodass bei einer unerwarteten Erkrankung einer Person, auch kurzfristig nach den Lücken anderer Mitarbeitenden geschaut werden kann und Termine der ausgefallenen Person verteilt werden können.